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2020.12.14

【社内制度紹介】「iPad&Apple Pencil貸与制度」をご紹介します!


こんにちは!ホーコーズの伊東です。
突然ですが皆さんiPad持っていますか?

弊社には「iPad&Apple Pencil貸与」という制度があります。昨年10月からこの制度ができて、希望者にiPadとApple Pencilが支給されるようになりました。

私もこの制度が始まってから、すぐに希望を出してiPadを会社から支給してもらい、約1年が経過したところです。

今回はそんな「iPad&Apple Pencil貸与制度」について詳しく見ていきましょう!
また、実際にiPadを使ってみて、私自身の仕事に起きた変化も紹介したいと思います。

 

iPad&Apple Pencil貸与制度とは?

細かい規約は省略しますがざっとまとめるとこんな感じです。

  • 会社所有のiPad、Apple Pencilを貸し出し
  • 最長貸与期間は2年
  • 2年以降は別途協議(延長、買い替えなど)
  • プライベートでの利用も可

なんと弊社の「iPad&Apple Pencil貸与制度」は仕事での使用はもちろんですが、仕事外のプライベートな時間でも使えてしまうんです!
プライベートな時間で映画やアニメを見たり、本や漫画を読んだりできます。

こうやって仕事以外でもiPadを有効活用できるのはいいですよね。

もちろんプライベートだけではなく、仕事でもバリバリ使ってますよ!
次は私が仕事でiPadを使って起きた変化について4つ紹介します。

 

iPadを使い始めてからの変化

1.紙の使用量削減

なによりまず紙を使う機会が少なくなりました。俗に言う「ペーパーレス化」ですね。

今までは社内の研修やミーティングなどのメモはノートを用意したり、毎朝自分の作業スケジュールを印刷してメモをとったりしていましたが、今はほとんどのメモをiPadでとるようになっています。

ここで簡単にペーパーレス化の効果を軽く計算してみましょう。

例えば…1日1枚必ず印刷していた資料をPDFにしてiPadで見るとします。そうすると、出勤日数が大体250日ぐらいと計算して1人あたり年間で250枚も使用する紙の量を削減することができてしまいます!
1日2枚減らすと500枚、3枚だと750枚…10枚だと2500枚…と年間で使用する紙の量が減ります。すごくないですか!?1人だけでもこの効果ですよ!

それが全社員分ともなると効果は計り知れないですね…

2.情報共有がスムーズに

iPadが導入されてからデータの受け渡しの流れが格段に速くなりました!

特に手書きメモの受け渡しが便利です。
例えば、弊社では「全体会議」という全社員が集まる会議があるのですが、その準備を毎年、新人数名にお願いしています。
先輩から代々受け継がれている全体会議の準備ですが、今までは先輩が書いたメモを見ながら教えてもらい、それをまた同じように新人が紙でメモを取っていました。

でも同じメモを何回も取るのは正直無駄だとおもいませんか?
実はその問題を解消してくれたのがiPadなんです!
先輩がiPadに書いたメモをPDFにして後輩に渡すことで、メモをとる手間が大幅に減りました。さらに、分かりにくかったところだけ補足して書けるようになったため、同じ内容のメモを何回も書くより、効率的になりました。
自分が書いたメモをPDF化して社内チャットで送信したりできるので、スムーズな情報共有に一役買ってくれています!

また、私はWEB制作担当なので、よくデザインのやりとりやラフ作成も行います。作成したものを大きな画面で見せながらそこにメモも取れてしまいます。
いままでは、作ったラフをわざわざ 印刷して…貼り合わせて…そこにメモを取って… と作業が多かったですがこれ一つでスムーズに完結してしまうのも便利ですね。

このように社内でのスムーズな情報共有の仕組みがどんどん確立されています。

3.カバンの中身がスッキリする

iPadをしばらく使用してみてから気づいたことなのですが、なんとiPadがあると普段持ち歩くカバンの中の物が減るんです!
これを言うと大体「持ち物増えるんじゃないの?」とツッコまれます…
しかし、メモやスケジュール管理、さらには本などもiPadで管理できてしまいます。
何が言いたいかというと、ノートとか、筆箱とか、スケジュール帳とか、本とか…普段ごちゃごちゃとカバンの中に入れて持ち歩いてた物が必要なくなってしまうということです。

今まではカバンの中にこれだけ詰め込んでいたものが…

・・・・・・・・・

これだけ!

今ではカバンの中にiPadと、財布や鍵などの必要最低限のものだけ入れて出社しています。もう重たいカバンとはおさらばです!

4.いろんなデータを集約できる

手書きメモや社内資料、電子書籍などいろんな情報がiPad1つに集約できてしまいます。
今まで「あの会議のメモどこやったっけ…」と過去に自分が書いたノートを引っ張り出してきて探していました。


ノートに書いて保管しておくと数が増えてきますし、数が増えるとどうしても管理が大変になってきます。

その点iPadだとデータとして自分のメモを半永久的に残すことができます。また、データをファイルごとに細かく整理できるので「あれ?どこに書いたっけ?」と書いたものを探す時間がなくなりました。

自分が今までとったメモや、購入した書籍などすべてのデータがこの中に入っている安心感は大きいですね!
(データが消えると大変なのでバックアップはきちんとしましょう。)

 

他の社員にも感想を聞いてみた

私の仕事にもたらした変化を紹介させていただきましたが、他の社員はどのような使い方をしているのか気になりますね…
そこで、iPadを支給された社員数名に実際使ってみての感想を聞いてみました!

営業
営業
会社への提出書類もすべて1台でデータ管理でき、ミーティングなどですぐに情報の共有ができるので大変便利です。
他にもお客様との商談の際にその場でiPadを使って説明や提案ができるので非常に重宝しています。
企画担当
企画担当
私の部署は電話やメールでお客様とお話しすることが殆どなのでiPadがあることで、お客様と話したちょっとしたメモも継続して残しやすいです。
何かを図示してお客様にお伝えする際にも、メモ機能なんかはすぐにデータ化出来てとても役立ちます。
デザイナー
デザイナー
iPadを日常的に使うようになってから、デザインを発想した時にすぐに書き込めるようになりました!
iPadではメモだけでなく、イラストをかけるアプリが豊富にあります。自分の用途に合ったアプリを見つけて使用することが楽しいです!

 

皆さんそれぞれ自分に合った使い方で仕事やプライベートに有効活用しているそうです!

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は「iPad&Apple Pencil貸与制度」について紹介させていただきました。
この制度ができた当初は、使いこなせるか不安といった声もありました。しかし、周りがみんな使っていると自分も必然的に使い方を覚えるもので、不安の声はすぐ消えてしまいました。
弊社では、こうやって新しいものを積極的に導入して環境を整えることで業務の効率化を図っています。
自分の仕事の質を上げるためにも、その時代に合った仕事道具を選択して環境を整えることも大切ですね!

また、「iPad&Apple Pencil貸与制度」に限らず、様々な時代に合わせた取り組みをしています。
他ではあまり見ないような取り組みもありますので、これからも定期的に社内制度や取り組みについて紹介していきたいと思います。お楽しみに!

以上、最後までご覧いただきありがとうございました。

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