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ホーコーズの日常

2020.11.06

職種紹介-管理部 人事・労務の場合-

こんにちは!ホーコーズの齊藤です!
ホーコーズでは、新卒や中途採用などの人事業務をしていますので、どこぞやの合同説明会や面接会でお会いしたことがある方もいらっしゃるかもしれませんね(笑)
さて、私が所属する管理部は人事労務と経理の2名で構成されているのですが、今回は私が担当している人事労務職についてお話しさせていただきます!

職種紹介の人事労務の場合TOP

目次

  1. 自己紹介
  2. 主な業務内容と一日スケジュール
  3. 一問一答
  4. まとめ

 

■自己紹介

まず私、齊藤の簡単な自己紹介をさせていただきます。
私は新卒から弊社に入社し、十数年が経とうとしております。※詳細な年数はあえて伏せさせていただきます(笑)
はじめは現場でのオペレーターを勤め、営業→人事労務と様々な部署を経験してきましたので、この会社について業務内容・歴史・社風など詳しくお話しできる自信はあります!
また、現在小学生と保育園児の男児2名の母親業もこなしつつ、短時間勤務で働いていますので、働くママに参考になるネタも提供できるかもしれません(笑)

 

■主な業務内容と一日スケジュール

さて、前置きが長くなりましたが。。。
ホーコーズの人事労務ですが、その名の通り、大まかに分けると「人事」「労務」の2つとなります。その中でも代表的な業務についてお話しさせていただきます。

■人 事■

採用活動

人事業務の中でもメインで動いている業務になりますね。
新卒採用の場合は、夏のインターンシップから始まり、企業合同説明会への出展や会社見学会などで母集団を形成し、そこから当社とマッチングできる学生を選考していく。。。という流れが従来の動きでした。
しかし、今年(2020年)の頭から新型コロナウイルスが猛威を振るったことにより、この流れ自体も大きく変わっていきました。
合同説明会は軒並み中止、会社見学会も開催が難しい状況になり、ここで脚光を浴びたのがオンラインでの説明会でした。
当社でも今回初めての試みでしたが、オンラインでの合同説明会や会社説明会、選考までもオンラインで行いました!
※オンラインでの取組みについては、こちらのブログで詳細をご確認ください。

4/3 WEB説明会を行いました★
4/22 社内でZoomを使った取組みが大流行!?
8/25 オンラインインターンシップ始めました!

※昨年(2019年)の合同説明会の様子

このように採用活動1つをとっても、時代の大きな流れに対応できるよう常にアンテナをはり、状況に合わせたツールの活用をいかにスピーディに取り入れるかが、求職者に自社を選んでもらう鍵となってきます。

社内教育

採用活動により良い人材が入社してきても、あとは現場に任せた!なんて放置プレイはいたしません!次に行うのが社内教育です。
ホーコーズは、人材育成にとても力を入れています。ここは本当に自信を持ってオススメできる取組みだと自負しております。

■ブラザー制度

まず、新入社員が入社することが決定した時点で、歳の近い先輩社員を1人、教育担当者(ブラザー)として選定します。ブラザーには、新入社員の教育スケジュールを立ててもらい、それに沿った指導やメンタルフォローなどをお願いしています。
また、月に一度ブラザーと人事の私が集まり、報告会も行います。ここで、教育スケジュールの進捗状況確認や、何か問題はないか、社風にマッチングしているか、など様々な情報をアウトプットしてもらい共有しています。
ブラザー同士で意見を交換することにより、悩みの解消や問題の早期解決につながり、早期離職を防ぐことができるのです。

職種紹介の人事労務の場合ブラザーミーティング

■各種勉強会

また、当社では勉強会も定期的に開催しています。
社長が登壇する若手・中堅勉強会や、各部署で行うスキルアップ勉強会など様々ありますが、私が受け持つ勉強会を2つ例に挙げてみます。

  • DVD勉強会

新人向けの勉強会です。社会人の基本となる考え方(PDCAサイクル、やり切り力、判断力などなど。。。)についてDVDを視聴しながら学んでいきます。
しかし、ただ見ているだけで身に付くものではありませんよね。私たちは、視聴後まずグループでディスカッションし、頭の中を整理します。そして各自で1か月間の行動目標を立て会社と共有し、それをしっかり行動できていたか週報で振り返っています。そうすることで、学んだことをただ理解しているだけではなく、行動にまで落とし込んで身に付けていくことができるのです。

  • 電話マナー勉強会

新人にまず与えられる仕事の1つに電話応対がありますよね。私たちは毎日多数の電話応対をしていますが、お客様からすると大事な1本の電話です。ホーコーズでは、お客様に気持ちよく電話を切っていただけるよう、基礎をしっかり学んでテストに合格した社員のみ電話応対できる仕組みにしています。
そのため、電話マナーの基礎知識を学んだ後も何度もロールプレイングを繰り返し、自信を持って電話に出られるまで育成します!

職種紹介の人事労務の場合勉強会

 

■労 務■

勤怠管理・給与計算

労務の仕事は、デスクワーク中心で黙々と作業することが多いですね。
勤怠管理や給与計算は、正確さが求められる業務です。勤怠管理でミスがあると、そのまま給与計算にまで反映されてしまうため、どちらも慎重に行う必要があります。
当社では、数年前からクラウドシステムを導入しているのですが、このシステムのおかげで業務時間は格段に短縮されました!
システム導入前までは、タイムカードや残業休暇申請は紙ベースで行っていたため、確認に非常に時間がかかっていました。。。しかし現在は、申請は全てスマホを用いてシステム上で行うので、確認や集計がほぼいりません!
その他にも、残業時間や有休使用日数など、様々な数値をエクスポートすることが可能ですので、KPI(業績評価の基準となる指標)を算出するのにも一役買ってくれています。
労務業務では、このクラウドシステムは欠かせないツールとなっています。

職種紹介の人事労務の場合労務

その他、不定期に「就業規則の改定」や「社員の入退社手続き」「新入社員へのオリエンテーション」「助成金申請」「福利厚生管理」「各種イベント準備」など多岐にわたる業務を行っています。

 

一日のスケジュール

次に、私のとある日の流れをご紹介します。
私は現在、短時間社員として勤務しているため、6.5時間の勤務時間となっています。

職種紹介の人事労務の場合一日

 

■職種についての一問一答

Q1.チームプレー or 個人プレー?

チームプレー50%:個人プレー50%
1つ1つの業務はほぼ1人で行うことが多く、自分のペースで仕事を進めることができるのが利点でもあります。1人で行うと聞くと、個人プレーであまり人との交流がないかと思われがちですが、上記でもお伝えしたように、様々な部署の新人や教育係、また各部署のリーダーとも密なコミュニケーションが必要となってくるため、決して孤独な仕事ではありませんよ!

Q2.どんなことが身につく?

人事労務は、前述のとおり密なコミュニケーションが必須です。面談では、相手の本音を引き出すことが大事ですので、相手の話を聞く傾聴の姿勢や話しやすい雰囲気づくりを心がけています。
また、ネガティブな雰囲気を発信している社員はいないか注意深く観察する癖もつくので(笑)、全体的にコミュニケーション能力が身に付いていくのではないかと思います。

Q3.どんな知識・スキルが必要?

人事は会社の顔。自社の業務内容についてはもちろんのこと、福利厚生や勤務体系についてなど求職者が知りたがる様々な知識や情報が必要となります。また、自社についてPRするのが人事の役目ですので、いかに自社についてよく理解してもらえるかを常に考えています。そこは自社の商品やサービスを売る営業職と似ている部分があると思います。人事=営業と言っても過言ではないかもしれません。
労務については、労働法や社会保険など専門的な知識がある程度は必要ですが、私は労務職についてから1から勉強しました。顧問社会保険労務士がいるので、不明な点が出てきても都度質問確認は出来ますが、法律など年々変更されていく世界ですので、日々勉強の毎日です。

Q4.どんな人に向いている?

人事労務に限らずかもしれませんが、情報収集能力が高い人でしょうか。採用の市場は毎年変化していきます。トレンドに乗ることがベストという訳ではありませんが、現在の求職者がどのような会社・働き方・福利厚生などを求めているか、どのような求職ツールで職探しをしているのか、など知っているのと知らないのとでは、結果に雲泥の差がつくのではないかと思います。
※ちなみに私自身、情報集能力が高いです!とは自信を持って言えませんので、こちらも日々精進しております!(笑)

Q5.求められること

前述しましたが、人事は会社の顔です。そのためには、会社の価値観や方向性、今後のビジョンなどを正確に把握していなければいけません。ですので私は、社長と話す機会を多く持つことを意識しています。そこで得た情報を自分なりに噛み砕いて、求職者の方に伝えたり、社員と共有しています。それが人事である自分の役割だと思っています。
※当社は社員約30人規模の会社ですので、社長と社員の距離が非常に近いため、このような形がとれるのだと思います。

■まとめ

以上、今回は人事労務について簡単にご紹介させていただきました。

人事労務をしていると、いろんな方に出会うことができます。日々、一期一会の気持ちで求職者の方と接することを心がけています。そして、ご縁があってこの会社に入社してくれた社員に気持ちよく働いてもらえるように、福利厚生の充実・心のケア・独自の制度確立など、人のために働くのがこの仕事の醍醐味かな、と感じています。

ただ、仕事ですのでやはり良いことばかりでもありません。落ち込むような出来事ももちろんありますが、、、私は常にポジティブ思考でいようと心がけています!
落ち込んだ時に、「自分はダメだ」「もうこれ以上無理だ」とマイナスな考えばかり出てくると、負のスパイラルに陥りなかなか抜け出すことができません。また、「あの人がしてくれないから」「自分は悪くないのに」と他人のせいにするのもマイナス思考の1つだと私は考えています。
ですので、落ち込むようなことがあったとしても(もちろん反省は必要ですので一旦は落ちるところまで落ちます!(笑))、翌日には気持ちを切り替え「いい経験ができた」「次にどう活かすか」と上昇思考にもっていきます。他人のせいにしそうになったら「本当に自分に非がないか」「他に出来ることがあったのでは?」と自問自答するようにしています。
長々と書いてしまいましたが、このポジティブ思考が仕事を楽しみ、やりがいを持って続けられる秘訣ではないかと思います。

こんなポジティブお姉さんと一緒に働いてみたい!と思ってくれた方は、ぜひ当社の人事あてにご連絡ください(笑)
とびっきりの笑顔でお迎えいたしますよ!

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以上、最後までお付き合いいただき、ありがとうございました★
さて、次回更新はデザイン部の西端さんです。お楽しみに!

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